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lunes, 17 de septiembre de 2012

Gobierno refuerza combate contra participación de mujeres en narcomenudeo

INFORME № 10-11 EVALUACIÓN DE LA DIEE TEMA:LA NO EJECUCIÓN EFECTIVA DE LOS RECURSOS PARA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA



INFORME № 10
-11 EVALUACIÓN DE LA DIEE              
1. INTRODUCCIÓN

1.1               Origen

Como parte del plan anual de trabajo para el año 2009 y justificado en la magnitud de los recursos involucrados y la importancia de la actividad, la cual es muy sensible a los factores de riesgo inherente, se contempló la realización de un estudio tendiente a evaluar el cumplimiento, control y la ejecución de los procedimientos que se llevan a cabo en los diferentes Departamentos que conforman la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo (DIEE), en materia de infraestructura.

1.2               Objetivos

Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad en la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo, mediante la valoración de los procedimientos y los controles que han implementado en el manejo de los recursos para infraestructuraasí como analizar la razonabilidad de los plazos de duración en la gestión de dotación de infraestructura a los centros educativos.

1.3 Alcance

El estudio consistió en determinar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la DIEE, correspondientes al desarrollo, supervisión y ejecución de los proyectos de infraestructura, que se realizan en los distintos centros educativos del país. Además, se analizó el control que se lleva sobre el programa presupuestario asignado a esta dependencia, así como el seguimiento que la DIEE realiza de los traslados de dinero de la Caja Única del Estado a las distintas cuentas de las Juntas y Tesorerías, contra el avance de los proyectos.

El análisis se efectuó partiendo de la información suministrada por la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo, el Departamento de Gestión de Juntas, la Caja Única del Ministerio de Hacienda y las Juntas de Educación y Administrativas de algunos centros educativos. Cubrió el período de julio a diciembre del 2008 y el año 2009.

El estudio fue llevado a cabo por la Licda Patricia Vargas Ruiz, el Lic. Christian Camacho Leandro, la Licda. Sarita Pérez Umaña y la Licda Ingrid Castro Cubillo, bajo la dirección de la Licda. Miriam Calvo Reyes.

1.4              Comunicación de resultados

En reunión efectuada el día 10 de mayo del 2011, en la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo, con la participación del Ing. Carlos Villalobos Arguello, Director de la DIEE, Arq. Mario Shedden Harris, Jefe Departamento Investigación y Desarrollo, Ing. William Sáenz Campos, Jefe Departamento de Ejecución y Control, Arq. Adriana Brenes Porras, Jefe Departamento de Proyectos y el Lic. Irving Mathews Soto, Jefe Departamento de Contrataciones, se expusieron los resultados y recomendaciones de este estudiocon el propósito de conocer los comentarios y puntos de vista acerca del informe.

2. COMENTARIOS

El desafío de la educación actual es poner a disposición de la sociedad costarricense una opción educativa con las condiciones de calidad y de equidadsuficientes. Para alcanzar tales estándares, es una tarea esencial del Ministerio de Educación Pública mantener constantemente el ejercicio de vigilancia sobre los elementos directamente ligados al cumplimiento de los objetivos de gestión en su conjunto.

En ese contexto es que resalta la importancia de llevar a cabo una evaluación en la ejecución de procedimientos y los controles aplicados dentro de la actividad de infraestructura, así como el seguimiento de los dineros utilizados y el valor agregado que proporciona la administración.

En este momento la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo, no ha establecido una metodología de investigación descriptiva interpretativa, enmarcada dentro de un enfoque cuantitativo y cualitativo registral que opere como un inventario, a partir de la cual las visitas de campo, la toma de evidencias fotográficas y geográficas, así como la aplicación de formularios de recolección de datos a la totalidad de las instituciones educativas oficiales, permita la construcción de una base de datos confiables en línea de cada una de las instituciones educativas oficiales del país, desagregada por región, como mecanismo demostrativo referencial, para la determinación focalizada y prioritaria en la asignación de recursos.

En la parte tecnológica está en proceso la implementación de un sistema informático, con el cual puedan fortalecer los controles y los reportes de necesidades para la toma de decisiones en la parte de planificación y una asignación de recursos en forma equitativa. Al respecto los resultados de esta evaluación se detallan en los siguientes párrafos.

2.1 Evaluar la eficiencia y eficacia en la gestión de los Departamentos que se relacionan con infraestructura.

Dentro de la evaluación en la gestión de los Departamentos, se analizaron las fortalezas y debilidades en la planificación, ejecución de procedimientos realizados, razonabilidad de los plazos en las etapas de los procesos. En el desarrollo y la ejecución de un proyecto de infraestructura, interactúan los Departamentos de Proyectos, Contrataciones, Ejecución y Control y en algunos casos Investigación y Desarrollo, cada uno en diferentes etapas, que sirven de base para la siguiente. Del análisis efectuado se obtuvieron los resultados que a continuación se desglosan.

2.1.1 Departamento de Proyectos

Del análisis efectuado en una muestra aleatoria de 21 expedientes del año 2009, se encontró que sólo 4 de ellos llegaron a su fase final, correspondiente al traslado de los planos y el presupuesto al Departamento de Contrataciones. Otros seis expedientes cuentan únicamente con los documentos de traslado al Departamento de Proyectos y documentos aportados por la Junta con fecha del año 2008, los restantes aportan sólo un informe técnico elaborado por el profesional a cargo.

Lo comentado, tiene su origen en las decisiones que se toman sobre la marcha, tendientes a solventar necesidades inmediatas de infraestructura, obviando las etapas fundamentales de la planificación y control de los fondos públicos involucrados. Al respecto las Normas de Control Interno para el Sector Público en el artículo 4.5.2 indica:

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda, incluyendo los proyectos de obra pública relativos a construcciones nuevas o al mejoramiento, adición, rehabilitación o reconstrucción de las ya existentes.

2.1.2 Cálculo de los presupuestos

El Departamento de Proyectos tiene dentro de sus funciones, elaborar el presupuesto y las especificaciones técnicas propias de cada obra y su equipamiento, con la información suministrada por el Departamento de Investigación y Desarrollo.

Con el fin de verificar esta información, se revisaron varios presupuestos que se encontraban agregados en los expedientes, en los cuales se determinó que los profesionales a cargo de su elaboración, trabajaron con diferentes precios, como se presenta a continuación:

CUADRO DE PRESUPUESTOS DE LOS PROYECTOS
ING.RESPONSABLE
MONTO
FECHA
DETALLE DE OBRA
INSTITUCIÓN
Arq. Olger Araya Arias
9,858,358.55
15/07/2008
AULA AISLADA
Telesecundaria Las Delicias
Gustavo Abarca Mora
10,500,000.00
30/07/2008
AULA AISLADA
Colegio Santa Lucía
Arq. Olger araya Arias
9,318,877.00
22/09/2008
AULA AISLADA
Liceo de Moravia
Arq. Yoryana Zùñiga Centeno
12,228,704.00
24/02/2009
AULA AISLADA
Liceo Braulio Carrillo
Fuente información: Departamento de Proyectos.

Como se desprende del cuadro anterior, se establecen distintos precios de obra que, según el detalle, son igualesLa ausencia de modelos de costos estándares, técnica y metodológicamente estructurados, generan diferencias en los precios de los presupuestos de obra, para los distintos centros educativos, el cual les resta posibilidades de adquirir el bien en cantidad y calidad.

Se le solicitó una aclaración, a la Arq. Adriana Brenes Porras, Jefe del Departamento de Proyectos, sin embargo, los datos expuestos en el oficio DIEE-1226-2009, no concuerdan con los precios observados en los presupuestos obtenidos de algunos expedientes; manifestó que cada profesional cotiza los precios de los materiales de forma diferente y para el valor de las aulas y otras obras, utilizan presupuestos dados por PROMECE y aplican un porcentaje de aumento del índice de precios en el sector construcción.” A continuación se presentan los datos proporcionados por la jefatura:

ING.RESPONSABLE
MONTO
FECHA
DETALLE DE OBRA
Arq. AdrianaBrenes Porras
8,179,739.00
01/01/2008
AULA AISLADA
Arq. AdrianaBrenes Porras
9,406,695.84
01/08/2008
AULA AISLADA
Arq. AdrianaBrenes Porras
11,000,000.00
01/11/2008
AULA AISLADA
Arq. AdrianaBrenes Porras
12,000,000.00
01/03/2009
AULA AISLADA
Arq. AdrianaBrenes Porras
13,818,436.00
01/09/2009
AULA AISLADA
Fuente información: Departamento de Proyectos.

Esta situación de desigualdad en los precios utilizados en la elaboración de los presupuestos, nace a raíz del incumplimiento de funciones por parte del Departamento de Investigación y Desarrollo, dado que dentro de las funciones de este Departamento, está el tener actualizados los presupuestos referenciales y trasladar la información al Departamento de Proyectos; con el fin de que todos los profesionales trabajen con una misma base de costos y que los presupuestos sean uniformes.

Al respecto, el Decreto Ejecutivo Nº 34075 Organización Administrativa de las Oficinas Centrales del Ministerio de Educación Pública, propiamente en las funciones de estos dos Departamentos, se indica:

Artículo 81. Son funciones del Departamento de Investigación y Desarrollo:
[…]b) Innovar, diseñar, revisar y actualizar sistémicamente, planos arquitectónicos y constructivos definidos en las normas, sus respectivas especificaciones técnicas y presupuestos referenciales actualizados.

Artículo 82. Son funciones del Departamento de Proyectos:
[…]d) Elaborar el presupuesto y las especificaciones técnicas propias de cada obra y su equipamiento, con la información suministrada por el Depto. de Investigación y Desarrollo.


2.1.3 Procedimiento de solicitudes de obra y su traslado al Departamento de Contrataciones

Dentro de las funciones del Departamento de Proyectos está el desarrollar estudios de identificación, prefactibilidad y factibilidad de proyectos de infraestructura educativa, es en este Departamento donde se reciben las órdenes de solicitud y se les tramita. A la fecha de la evaluación, cuenta con una lista de ingreso de solicitudes a visitar correspondiente a 626 registros de centros educativos, que corresponden a 15 solicitudes del año 2008 y 611 solicitudes del 2009.

Del año 2008 se revisó la totalidad de solicitudes y del año 2009, se revisó un 10% de los registrosEs importante mencionar que en el período 2009, se encuentran pendientes de trámite la totalidad de las solicitudes presentadas al Departamento; esto por cuanto se le da prioridad a las solicitudes planteadas por el despacho de la Viceministra Administrativa, la jefatura de la Dirección y las órdenes sanitarias o imprevisibilidades; según manifestó la jefatura de esteDepartamento. Además, en ocasiones los profesionales a cargo, aprovechan la visita de atención a una orden sanitaria y atienden las solicitudes que se encuentran en la misma zona.

Esta situación que se da es grave, ya que a este Departamento se le obstaculiza el cumplimiento de su planificación anual, por tener que dar prioridad a solicitudes que no cuentan con un estudio técnico que justifique la atención inmediata y el monto a depositar a los centros educativos, mismas que son realizadas por las autoridades superiores.

Una vez expuestos los hechos anteriores, se evidencia la carencia de una adecuada planificación estratégica, donde se establezcan en forma conjunta entre la Jefatura de la Dirección y la Jefatura del Departamento de Proyectos, las solicitudes que son prioridad y elaborar un plan de atención para esas solicitudes. Es importante establecer actividades de control, con el fin de garantizar la correcta planificación y gestión de los proyectos; según lo establece las Normas de Control Interno para el Sector Público en el artículo 4.5.2.

2.1.4 Análisis de procedimiento para la atención de órdenes sanitarias

Se analizó el procedimiento que realiza el Departamento de Proyectos, en la ejecución de las órdenes sanitarias y el tiempo de respuesta, dado que la atención a estas situaciones debe ser inmediata, esto debido a la exposición y peligro que se encuentran tanto los estudiantesel personal docente y administrativo, así como los visitantes a las distintas instituciones.

Dentro de la revisión efectuada, a partir de un listado de órdenes sanitarias que ingresaron en el año 2009, proporcionado por la Arq. Adriana Brenes Porras, Jefe del Departamento de Proyectos, se determinó que las órdenes sanitarias originadas en el Valle Central, son atendidas por el Departamento de Proyectos,y las de zonas alejadas las visitan los ingenieros del Departamento de Ejecución y Control, aprovechando las constantes visitas que deben efectuar en estas zonas. Del listado total de órdenes sanitarias, se trabajó con una muestra aleatoria de 20 expedientes de instituciones ubicadas en diferentes zonas del país.

Una vez analizada la información encontrada en los expedientes, se comprobó que el control de ingreso de las órdenes sanitarias, no cuenta con la información necesaria, situación que dificulta el establecer los plazos en la ejecución de este procedimiento. Propiamente en la muestra sólo se estableció el plazo de cuatro órdenes sanitarias, el cual no contaba con el registro de ingreso al Departamento de Proyectos, ya que eran entregadas informalmente a la jefatura. Tampoco se contaba con el oficio de traslado al departamento correspondiente.
Por otra parte, se evidenció que el Departamento de Proyectos no cuenta con los controles necesarios en la atención de las órdenes sanitarias, algunos casos son resueltos por dos departamentos, que a su vez ocasionan duplicación en el costo de la atención. El origen de esta situación en la ausencia de un mecanismo de centralización de la recepción de órdenes sanitarias, en virtud de que son recibidas en la Dirección de la DIEE y otras en los despachos y almomento de traslado para darles trámite, se quedan rezagadas.

Sobre esta misma temática, se constató en dos casos donde el tiempo que duró el proceso en el Departamento de Proyectos fue de 150 a 225 días aproximadamente, no se identificó en el expediente la negociación de prórrogas con el Ministerio de Salud; uno de estos dos centros educativos, corresponde aLas Brisas, en la Cruz de Guanacaste, en donde se presentó atraso en el trámite, ya que se incluyó dentro de la modalidad de agrupados, es decir, un grupo de instituciones de la misma zona que tengan pequeños proyectos, y se contrata en un mismo paquete la consultoría en el área de ingeniería y arquitectura,específicamente para estas instituciones; dicha contratación se lleva a cabo por medio de la Proveeduría Institucional del MEP.

Esta modalidad da buenos resultados, no obstante, para la atención de las órdenes sanitarias no es conveniente utilizarla, ya que la intervención debe ser inmediata, y de no ser así, se pone en riesgo la integridad física de los estudiantes y el personal docente y administrativo de la institución. En este caso delcentro educativo Las Brisas, el plazo establecido por el Ministerio de Salud para presentar un programa de mejoramiento fue de 25 días hábiles y 6 meses para implementado, y a la fecha de este estudio, no se había iniciado el trabajo.

El procedimiento que tiene establecido el Departamento de Proyectos para la atención de la ordenes sanitarias, según la revisión realizada de 20 expedientes,no se está cumpliendo en su totalidad, incluso se observaron varios expedientes que no cuentan con la orden sanitaria, ni con los documentos que evidencien las gestiones necesarias de negociación de plazos con la autoridad competente.

Si bien es cierto que puntualmente, esta situación no se indica en el Decreto Ejecutivo 34075 Organización Administrativa de las Oficinas Centrales del Ministerio de Educación Pública, propiamente en las funciones del Departamento de Proyectos, basado en las buenas y sanas prácticas de la Administración,todos los centros educativos que se encuentran en un proceso de orden sanitaria, debe ser atendidos con la prontitud que corresponde de acuerdo a la urgencia del caso, por lo tanto, los controles utilizados deben estar claramente definidos y cumplirse a cabalidad tanto por los funcionarios como por la jefatura de la Dirección de la DIEE.

2.1.5 Estimación del costo de la obra versus ofertas presentadas

Con el propósito de analizar los diferentes rubros de los presupuestos de obra realizados, en cuanto al ajuste de estimaciones de los costos de las obras, que realiza el Departamento de Proyectos, versus los costos que se manejan en el mercado, se escogió como ejemplo para realizar la comparación de presupuestos al Liceo Las Mercedes.

Al respecto, se solicitó al Departamento de Contrataciones, el expediente del Liceo Las Mercedes, que contiene el presupuesto de la obra a contratar elaborado por el Departamento de Proyectos de la DIEE y siete presupuestos elaborados por las empresas constructoras participantes en el proceso de contratación. Dicha contratación se realizó en el mes de julio del año 2009, según establece la fecha del refrendo del contrato.

De la comparación realizada entre el presupuesto de la DIEE contra los presupuestos aportados por las empresas constructoras que participaron en el proceso de contratación, se evidencian variaciones significativas, que se encuentran por debajo del valor estimado por la DIEE en este tipo de estructuraspor ejemplola Administración Tipo 2 (144m2) tipo PROMECE, estas variaciones en dos casos pasan de los ¢7.000.000,00; en otros tres casos oscila entre ¢1.600.000,00 y ¢4.390.000,00 aproximadamente.

Otro rubro en donde se observan variaciones con relación al presupuesto de la DIEE, es en el aula de cómputo tipo PROMECE, todas las empresasconstructoras ofertaron con diferencias por encima de lo presupuestado según la DIEE, las cuales oscilan entre ¢820.650,00 y ¢15.100.000,00 las diferencias;situación que se refleja en el cuadro resumen que se presenta a continuación:

DETALLE
PRESUP. DIEE
ARQ. & Tecnología S.A ATSA
Multis. Isabel Cristina
Ingeniería Contemporánea
RH Constructora
Administra-ción Tipo 2 PROMECE
29,939,412.00
25,549,279.00
22,231,000.00
22,377,500.00
28,328,755.89
Variación de precios

4,390,133.00
7,708,412.00
 7,561,912.00
610,656.11
Fuente información: Datos proporcionados por Departamento de Proyectos, DIEE


DETALLE
PRESUP. DIEE
RHO Constructora
Ingeniería Contemporánea
Inmobiliaria Bases Sólidas
Constructora JOMAFO
Aula de Cómputo 144M2) TIPO PROMECE
16,900,000.00
27,865,064.00
31,650,000.00
32,000,000.00
17,720,650.00
Variación de precios

10,965,064.00
14,750,000.00
15,100,000.00
820,650.00
Fuente información: Datos proporcionados por Departamento de Proyectos, DIEE

Analizados los presupuestos en forma global, se estableció que de las 7 empresas constructoras que ofertaron, 5 presentan presupuestos menores al de la DIEE y 2 con presupuestos más elevados (Ingeniería PCR, S.A e Inmobiliaria Bases Sólidas IBS)Por ejemplo, en ese proceso de contratación, la empresa constructora que presentó un presupuesto con un monto menor fue ARQ. & Tecnología S.A ATSA, cuyo monto fue de ¢326.188.115,12; mientras que el presupuesto de la DIEE fue por un monto de ¢398.802.304,40; en tanto, la variación absoluta que se presenta, corresponde a ¢72.617.189,28 y la variación porcentual a un 18.21% entre ambos presupuestos.

Considerando un análisis más detallado, se compararon los precios de los tubos del sistema pluvial, ya que los mismos se presupuestan obteniendo su precio en el mercado, no se trata de una estructura que cuenta con una serie de costos directos e indirectos para determinar su valor; se observan diferencias en algunos casos de más de un 100%. Con el fin de verificar el precio unitario real, se realizaron varias llamadas a depósitos de materiales y ferreterías, obteniendo como resultado que en el 2010 los precios son inferiores, con variaciones hasta de un 200%, situación que denota la imprecisión a la hora de realizar los presupuestos.

Estas diferencias que se presentan con los presupuestos, tienen su génesis en el incumplimiento de funciones por parte del Departamento de Investigación y Desarrollo, al no mantener actualizados los presupuestos referenciales, para luego trasladar la información al Departamento de Proyectos, con el fin de que todos los profesionales trabajen con una misma base de costos y que los presupuestos sean uniformes.

2.2 Departamento de Contrataciones

El Departamento de Contrataciones tiene como función principal desarrollar los procesos de contratación administrativa para la adquisición de bienes y servicios definidos por el Departamento de Proyectos. Este proceso está formado por varias etapas: publicación, invitaciones, recepción de ofertas, apertura, entre otros; de estas etapas, específicamente se procedió a verificar la efectividad de las invitaciones a las empresas constructoras con un único oferente; también se analizó las invitaciones de los proyectos que se encontraban en ese momento en la etapa de apertura, resultados que se expusieron en apartados anteriores.

Por otra parte, también se evaluaron los parámetros que se utilizan en la rotación de los proveedores y si se da algún tipo de concentración en la adjudicación de los proyectos.

Se solicitó al Departamento de Contrataciones, listados con las contrataciones realizadas en los años 2008, 2009 y las que se encontraban en proceso de apertura en ese momento. Una vez realizado el análisis de la información se obtuvo los resultados que a continuación se detallan.

2.2.1 Eficiencia y eficacia en Contratación Administrativa

Con el fin de verificar que los procedimientos establecidos en el Departamento de Contrataciones se estén cumpliendo a cabalidad, se cotejaron 15 expedientes que comprendían el proceso de 23 contrataciones, obteniéndose el siguiente resultado:

Las invitaciones efectuadas a los distintos oferentes fueron realizadas por medio de fax, dentro de las cuales no se observa la confirmación de la invitación. Por lo tanto, se llamó a algunas empresas para verificar la información y manifestaron que no contaban con tal información, por eso no participaron en el proceso. Sin embargo, en el Departamento de Contrataciones asumen que la información es recibida por las empresas invitadas.

En el caso de la Escuela de Poasito, el procedimiento de contratación administrativa, se realizó bajo la excepcionalidad establecida en el artículo 131 inciso k) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (procedimiento ante situaciones imprevisibles), con motivo del terremoto ocurrido en Cinchona, Poasito y Vara Blanca.

Cabe resaltar que en el caso anterior, para la escogencia de la empresa constructora Consultoría y Construcción P y S S.A. , no se logró identificar el método utilizado, a pesar de que este artículo faculta a realizar una contratación inmediata y se indica que debe dejar constancia expresa de todas las circunstancias. Por lo tanto, en el expediente debe constar la justificación de escogencia específica a esta empresa, según lo establece la Sala Constitucional en el Voto 6754-98: “La determinación de los supuestos de prescindencia de los procedimientos ordinarios es responsabilidad exclusiva de la Administración. En todo caso deberá dictarse una resolución debidamente motivada y se dejará constancia expresa en el expediente que al efecto se levante de todas las actuaciones que se realicen.

Además, sobre esta misma contratación, se observó que mediante oficio DIEE 0076-2009, a la empresa constructora en mención, se le autorizó para que presentara la garantía de cumplimiento, por un monto de ¢25.771.695,85, en cuatro tractos. Es importante mencionar que ni la Ley ni el Reglamento de Contratación Administrativa facultan a la Administración a realizar este tipo de concesiones.

Por lo anterior, esta Auditoría Interna considera que lo actuado por parte de la DIEE en este caso, es una extralimitación de las potestades que se le han asignado y que a todas luces infringe el Principio de Legalidad. Cabe agregar que el principio de legalidad en el estado de derecho postula una forma especial de vinculación de las autoridades e instituciones públicas al ordenamiento jurídico, a partir de su definición básica según la cual toda autoridad o institución pública lo es y solamente puede actuar en la medida en que se encuentre apoderada para hacerlo por el mismo ordenamiento, y normalmente a texto expresopara las autoridades e instituciones públicas sólo está permitido lo que esté constitucional y legalmente autorizado en forma expresa, y todo lo que no les esté autorizado les está vedado

2.2.2 Invitación efectiva en procesos de contratación con único oferente.

De acuerdo a la debilidad que presenta el Departamento de Contrataciones, referente al control en el proceso de invitación de las empresas constructoras, se procedió a analizar expedientes con un único oferente. Stomó una muestra de 5 centros educativos que presentaron la particularidad de tener sólo un oferente en el proceso de contratación, del cual se obtuvo como resultado la información expuesta a continuación:

DETALLE
CANTIDAD INVITACIONES
PORCENTAJE
No recibieron la invitación
9
31,00%
Si recibieron la invitación
8
27,50%
No fue posible corroborar la invitación
8
27,50%
No les interesaba
4
14,00%
Total
29
100,00%

Del cuadro anterior, se desprende que:
       Un total de 29 invitaciones enviadas a las empresas constructoras, sólo 8 de ellas, fueron recibidas en forma satisfactoria, por parte de las empresas invitadas.

       En ocho invitaciones, no fue posible corroborar que la invitación fuera recibida por las empresas constructoras, esto por cuanto al confirmar mediante llamadas telefónicas, se suscitó lo siguiente:

a. El número de teléfono no correspondía al presentado por el oferente.
b. Utilización de grabadora directa.
c. No contestaron las llamadas.
d. Línea se encontraba ocupada.

       En nueve invitaciones, mediante confirmación de llamadas telefónicas, se constató que no llegaron a las distintas empresas constructoras.

       En cuatro invitaciones efectuadas, las empresas no participaron, ya que el precio presentado fue considerado muy bajo y no era de interés.

Por lo anterior, se concluye que el débil proceso de invitación, al contar con un solo oferente, ocasiona que la competitividad entre las empresas constructoras participantes sea mínima y lo convierte en un proceso que carece de transparencia y confiabilidad.

2.2.3 Efectividad en las invitaciones.

Con el fin de reafirmar los hechos expuestos en el punto anterior, se realizó la verificación del proceso de invitación de los proyectos que estaban en proceso de apertura de ofertas en ese momento, la cual se tomó como muestra 3 instituciones, a saber:

       Centro Educativo Enseñanza Especial de Acosta (CEE Acosta)
       Colegio Técnico Profesional INVU las Cañas (CTP INVU Las Cañas)
       Escuela San Jerónimo Fernández

El total de empresas constructoras invitadas a participar en el proceso de contratación para estas tres instituciones asciende a 54, sin embargo, sólo 31empresas confirmaron que la invitación llegó en forma efectiva, del cual se detalla lo siguiente:

Descripción
Invitaciones Recibidas
Invitaciones No Recibidas
No fue posible la confirmación
Invitación retirada en el DIEE
Total de Invitaciones
CEE Acosta
13
4
3
1
21
CTP INVU Las Cañas
14
3
8
1
26
Esc. San Jerónimo F.
4
-
3
-
7
Total
31
7
14
2
54
Total Porcentual
57%
13%
26%
4%
100%
Fuente información: Departamento de Contrataciones, DIEE

       En unas 14 invitaciones no fue posible corroborar si llegó la invitación, esto por cuanto al efectuar las llamadas de verificación, se suscitó lo siguiente:

a.       El número de teléfono no correspondía al presentado por el oferente.
b.      Utilización de grabadora directa.
c.       No contestaron la llamada telefónica
d.      Línea ocupada.

       En siete invitaciones correspondientes al 13%, fue posible confirmar mediante llamadas telefónicas que no llegaron las invitaciones a las instituciones.

       Un total de dos invitaciones fueron retiradas en el Departamento de Contrataciones por las empresas interesadas.

Los resultados expuestos en los párrafos anteriores, evidencian fallas en el proceso de invitación a la contratación de las obras, restando la capacidad de competitividad entre las empresas invitadas y la oportunidad de que los centros educativos obtengan una mejor oferta.

2.2.4 Análisis de los parámetros utilizados en la rotación de proveedores y su aplicación.

En información suministrada por el Departamento de Contrataciones de la DIEEmediante correos electrónicos correspondiente a los días 5 y 13 de enero del 2010, se indica que el procedimiento utilizado para elegir las empresas a las cuales se les invita a participar en los procesos de contratación, se desarrolla de la siguiente manera: Se procede a sacar en orden aleatorio a empresas o personas que conforman la lista de proveedores o aquellos que hayan sido recomendados por los miembros de las Juntas de Educación o Administrativas. Adicionalmente, se publica en un lugar visible (pizarra) del Departamento, los procesos de contratación en trámite para que las empresas interesadas retiren la información.

Dada la información expuesta por la Jefatura del Departamento, se determina que el principio de publicidad se está incumpliendo, ya que no todas las empresas conocen este sistema de publicación de los procesos de contratación, limitando así las oportunidades, tanto para los centros educativos como para los potenciales oferentes.

La Administración no ha dictado medidas para garantizar una adecuada rotación de los oferentes, al momento de girar las invitaciones; no utilizan parámetros técnicos y metodológicos, de lo cual dejen constancia en el expediente, sobre la elección de los oferentes. Además no se cumplen los principios de igualdad y libre competencia, establecidos en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en los cuales se manifiesta que entre los oferentes debe garantizarse la posibilidad de competencia y deben ser tratados bajo reglas similares.

Esta situación provoca que el manejo en el registro de proveedores no se efectúe de forma metodológica, que garantice la fiabilidad del proceso. Esto implica que no se toma en cuenta la cantidad de oferentes que se posee, de forma tal que la rotación sea equitativa, disminuyendo la competitividad entre las empresas constructoras.

Aunado a lo anterior, se realizó una revisión de los expedientes extraídos en una muestra, obteniendo como resultado que el Departamento de Contrataciones tramitó en el año 2009 un total de 20 contrataciones, de las cuales se invitaron a un total de 75 empresas constructoras a participar en el proceso de contratación.

De esas invitaciones se determinó, que a 44 empresas sólo se les invitó a participar en un proceso, en tanto, a 2 empresas se les invitó a participar en 9 procesos.

Las empresas que más invitaciones recibieron para participar en los procesos de contratación por parte del Departamento de Contrataciones fueron: Constructora Peñaranda e Ingeniera P.C.R. S.A. ambas contaron con 9 invitaciones, lo que corresponde a un 45% del total de las invitaciones a participar en el proceso de contratación.

Con esta información se comprueba que la rotación de los proveedores no es idónea, y se visualiza la preferencia a invitar a esas dos empresas en la mayoría de los procesos de contratación. Sobre este punto el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, CAPÍTULO VIII Registro de Proveedores, artículo121, manifiesta:

Artículo 121.—Uso y rotación del Registro. La Administración utilizará el Registro de Proveedores en estricto orden cronológico, conforme la fecha de presentación de la solicitud, cuando ésta haya sido admitida para trámite pero una vez aceptada su inscripción.

Para garantizar la transparencia en el manejo del citado Registro, la Administración está obligada a permitir a cualquier interesado el constante acceso a la información, preferiblemente por los medios electrónicos.

La Administración dictará las medidas para garantizar una adecuada rotación de los potenciales oferentes, al momento de girar las invitaciones. Para ello, tomará en cuenta, entre otros aspectos, la recurrencia de la compra; evaluación de la ejecución contractual; cantidad de oferentes registrados para el bien o servicio; proyección de consumo para el resto del período presupuestario, entre otros

También, se determinó en la revisión de los expedientes que en la gran mayoría se utiliza papel fax para imprimir los comprobantes de envío de las invitaciones a los oferentes (empresas constructoras), los cuales se archivan en el expediente de la contratación y con el tiempo se borran, quedando sinrespaldo la gestión realizada.
             
2.2.5 Porcentajes de adjudicación de proyectos por empresas.

El proceso de rotación de proveedores que realiza el Departamento de Contrataciones y que se detalla en el apartado anterior, origina una serie de situaciones, entre ellas la concentración en la adjudicación de los proyectos.

En el año 2008, se ejecutaron proyectos por un monto total de ¢1.212.591.395,94, de los cuales un 34,43% se le adjudicó a la empresa constructora Consorcio P y S y Multiservicios Machado S.A., este porcentaje equivale a ¢417.480.020,30, sigue en orden la Constructora Ingeniería Contemporánea con un 32,60%, equivalente a ¢395.257.078,87.

Como se puede observar a estas dos empresas les fue adjudicado un 67% del monto total ejecutado en el año 2008, el 33% restante fue adjudicado a 9 empresas constructoras, de las cuales su promedio de concentración se encontraba en un 3,6%.

En el año 2009, se ejecutaron proyectos por un monto de ¢16.973.068.054,07; de los cuales se dio una concentración significativa en dos empresas constructoras; un 15,60% se le otorgaron a la empresa constructora Construcciones Peñaranda, S.A, por un monto total asignado de ¢2.647.563.467,07; el total de proyectos adjudicados en este año a Construcciones Peñaranda fue de 15; le sigue Ingeniería Contemporánea, con un 13.53%, correspondientes a ¢2.296.916.496,90; a esta empresa le fueron asignados 8 proyectos. A continuación se detalla la asignación total de los proyectos:

MONTO ADJUDICADO POR EMPRESA
PERIODO 2009
EMPRESA CONSTRUCTORA 
MONTO
PORC. 
CANT. PROYECTOS
SIN ASIGNAR
¢1,065,071,512.71
6.28%
15
BUCKNOR CONSULTORES Y ASOCIADOS S.A.